Информационные письма в современных организациях составляют значительную часть всей корреспонденции. Для эффективной работы с этими документами очень важно понимать их назначение, разбираться в существующих разновидностях. Далее будут перечислены основные типы информационных писем, а также цели и особенности их составления.
Перед тем, как рассмотреть правила составления информационного письма, целесообразно перечислить разновидности этого документа. Выделяют такие типы информационных писем:
Любой вид информационного письма может быть дополнен сопроводительным письмом, в котором представлена более развернутая и подробная информация. Каждый тип информационного письма имеет свою функцию, назначение.
Содержание и назначение информационных писем можно определить, принимая во внимание их название. Например, письмо-заявление позволяет сообщить о подробностях намерений компании-отправителя. Если требуется напомнить о выполнении каких-либо обязательств, необходимо составить письмо-напоминание. Например, когда адресат должен произвести оплату, в письме может содержаться информация о сумме, сроках и реквизитах оплаты. Когда требуется подтвердить получение товара или документов, составляется письмо-подтверждение.
Практика свидетельствует о том, что наиболее распространенным видом информационного письма является письмо-сообщение. В нем может присутствовать информация о том, что реквизиты компании или ее график работы были изменены. К этим письмам также относятся извещения, в которых указывается факт изменения стоимости услуг. Рекламно-информационное письмо содержит, как правило, информацию о каком-либо предложении, проведении акции. Примечательно, их оформление может отличаться от остальных видов информационных писем.
Для того, чтобы составить информационное письмо, можно распечатать бланк информационного письма или же составить документ от руки. Во втором случае в верхнем левом углу размещаются контакты организации-отправителя. В этой части обязательно указывается наименование компании, ее адрес, электронная почта, контактный телефон. В письме обязательно прописывается дата и номер документа. Если информационное письмо является ответом, в нем указывается номер и дата составления входящего документа (в ответ на которое составляется письмо).
После того, как сведения об авторе указаны, прописываются данные получателя. К ним относятся полное название предприятия, его адрес. Когда письмо адресуется конкретному сотруднику, указывается его фамилия, инициалы и занимаемая должность. Наиболее простым и оперативным способом оформления информационного письма считается заполнение готового бланка. Такой способ особенно удобен, если информационные письма составляются сотрудниками предприятия достаточно часто.
