Информационные письма в современных организациях составляют значительную часть всей корреспонденции. Для эффективной работы с этими документами очень важно понимать их назначение, разбираться в существующих разновидностях. Далее будут перечислены основные типы информационных писем, а также цели и особенности их составления.
Виды информационных писем
Перед тем, как рассмотреть правила составления информационного письма, целесообразно перечислить разновидности этого документа. Выделяют такие типы информационных писем:
- письмо-сообщение
- письмо-заявление
- письмо-предложение
- письмо-подтверждение
- рекламно-информационное письмо
Любой вид информационного письма может быть дополнен сопроводительным письмом, в котором представлена более развернутая и подробная информация. Каждый тип информационного письма имеет свою функцию, назначение.
Для чего составляют информационные письма
Содержание и назначение информационных писем можно определить, принимая во внимание их название. Например, письмо-заявление позволяет сообщить о подробностях намерений компании-отправителя. Если требуется напомнить о выполнении каких-либо обязательств, необходимо составить письмо-напоминание. Например, когда адресат должен произвести оплату, в письме может содержаться информация о сумме, сроках и реквизитах оплаты. Когда требуется подтвердить получение товара или документов, составляется письмо-подтверждение.
Практика свидетельствует о том, что наиболее распространенным видом информационного письма является письмо-сообщение. В нем может присутствовать информация о том, что реквизиты компании или ее график работы были изменены. К этим письмам также относятся извещения, в которых указывается факт изменения стоимости услуг. Рекламно-информационное письмо содержит, как правило, информацию о каком-либо предложении, проведении акции. Примечательно, их оформление может отличаться от остальных видов информационных писем.
Особенности составления
Для того, чтобы составить информационное письмо, можно распечатать бланк информационного письма или же составить документ от руки. Во втором случае в верхнем левом углу размещаются контакты организации-отправителя. В этой части обязательно указывается наименование компании, ее адрес, электронная почта, контактный телефон. В письме обязательно прописывается дата и номер документа. Если информационное письмо является ответом, в нем указывается номер и дата составления входящего документа (в ответ на которое составляется письмо).
После того, как сведения об авторе указаны, прописываются данные получателя. К ним относятся полное название предприятия, его адрес. Когда письмо адресуется конкретному сотруднику, указывается его фамилия, инициалы и занимаемая должность. Наиболее простым и оперативным способом оформления информационного письма считается заполнение готового бланка. Такой способ особенно удобен, если информационные письма составляются сотрудниками предприятия достаточно часто.
Проекты
Во исполнение поручения Министра обороны России генерала армии Сергея Шойгу по организации продажи продуктов питания
О проекте
Организация Военторг снабжает пищевой продукцией «сэндвичи» вендинговые аппараты, которые располагаются во всех учреждениях, относящихся к Министерству Обороны РФ. Заключили договор на сертификацию продукции.
Под требования заказчика был оформлен следующий комплект документов: технические условия с последующей регистрацией в ФБУ ЦСМ; сертификат соответствия ГОСТ Р сроком на 3 года; декларация соответствия ТР ТС ЕАС сроком на 3 года с внесение в госреестр (Росаккредитация) с протоколами испытаний; сертификат соответствия ISO 22 000; этикетка на продукцию и штрих-коды РФ.
Выдали полный комплект документов, Военторг успешно реализовал задачу Министерства обороны РФ. Срок реализации проекта составил 55 дней.
Что сертифицировали
Пищевая продукцией «сэндвичи» для вендинговых аппаратов, которые располагаются во всех учреждениях, относящихся к Министерству Обороны РФ.
Кто вёл проект
Динара Надеева
Руководитель экспертного отдела
Компания по строительству и реконструкции загородных домов «ТеремЪ»
О проекте
Компании по строительству и реконструкции загородных домов «ТеремЪ» понадобилось получить необходимые сертификаты, а также разработать и зарегистрировать технические условия на продукцию.
По требованиям компании были разработаны технические условия с последующей регистрацией в ФБУ ЦСМ; оформлен сертификат соответствия пожарной безопасности сроком на 5 лет с подтверждением лабораторных испытаний; выдан сертификата системы менеджмента качества на предприятие (ISO 9001) сроком на 3 года.
Подготовили и выдали полный комплект документации. Срок реализации проекта составил 21 день.
Что сертифицировали
ТУ на продукцию, систему менеджмента качества, соответствие требованиям пожарной безопасности компании по строительству и реконструкции загородных домов «ТеремЪ».
Кто вёл проект
Алина Киктенко
Специалист по сертификации
Азбука Вкуса
О проекте
Производитель пищевой продукции «Чайные технологии» заключил контракт с федеральной розничной сетью «АЗБУКА ВКУСА» на поставку натуральных чаев.
Под требования заказчика был оформлен следующий комплект документов: технические условия с последующей регистрацией в ФБУ ЦСМ; технологическая инструкция; сертификат соответствия ГОСТ Р сроком на 3 года; декларация соответствия ТР ТС ЕАС сроком на 3 года с внесение в госреестр (Росаккредитация) с протоколами испытаний; Сертификат соответствия ISO 22 000; Разработан и внедрен на производство план ХАССП.
Выдали полный комплект документов, производитель успешно прошел приемку в «АЗБУКЕ ВКУСА». Срок реализации проекта составил 35 дней.
Что сертифицировали
Натуральные чаи «Чайные технологии»
Кто вёл проект
Дарья Луценко
Специалист по сертификации