Отказное письмо по сертификации и декларации

Отказное письмо на сертификацию ТР ТС подтверждает то, что на продукцию не нужно получать какие-либо обязательные сертификационные документы согласно техническим регламентам Таможенного союза. Документ носит информативный характер. Письмо оформляется на русском языке на официальном бланке формата А4 с печатью органа по сертификации. Держателем документа может быть только одно юридическое лицо, при этом в письмо можно включить несколько товаров.

Что такое отказное письмо

Отказное письмо — это документ, подтверждающий, что определенные товары освобождены от обязательной сертификации и декларирования. Производители и продавцы товаров должны предъявлять это письмо по требованию Роспотребнадзора, покупателей или рынка. Это относится как к отечественным, так и к импортным товарам.

Выдавать отказные письма могут только индивидуальные предприниматели, ведущие деятельность в качестве индивидуальных предпринимателей и официально зарегистрированные в России. Физические лица и иностранные организации, однако, не могут этого делать.

Существует два типа отказных писем: для торговли и для получения таможенной очистки. Данный материал посвящен первому варианту, который необходим для реализации продукции на коммерческих сайтах.

В этой статье рассказывается о российском рынке и о том, как начать продавать на нем.

Может возникнуть вопрос, почему необходимо выдавать отказные письма и какие другие методы доступны для гарантии безопасности товаров?

Подтверждение безопасности товара должно быть представлено одним из требуемых документов.

• сертификат соответствия;
• декларация соответствия;
• отказное письмо.

Сертификат соответствия выдается по установленной форме. Для того чтобы приобрести его, необходимо провести оценку производственного процесса и тестирование образцов продукции. Для заявления и письма с отказом достаточно документальных расследований, проведенных на месте.

Существуют две альтернативы для того, чтобы определить, какие из этих бумаг необходимы для вашего товара:

• Изучить регламенты самостоятельно.
• Позвоните в аккредитационное агентство и узнайте, что необходимо для вашего продукта.

Изучите правила самостоятельно. Вам придется изучить большое количество документов и тщательно отобрать всю информацию.

• Изучите технические правила таможенного союза и найдите там классификацию вашего товара.
• Действующие технические регламенты При отсутствии законов просмотрите реестры объектов, которые должны пройти обязательную оценку соответствия. Подробная информация о предметах, которые должны пройти обязательную проверку

• Если ваш товар указан в стандартах или перечнях, там будет указана необходимая документация: либо сертификат соответствия, либо декларация о соответствии.

Если продукции в техрегламентах и едином перечне нет, для товара достаточно будет оформления отказного письма.

Нормативные документы, регулирующие сертификацию в России

Вопросы обязательной оценки соответствия регулируются рядом документов:

• Постановление Правительства РФ №982 — устанавливает перечень продукции, подлежащей сертификации и декларированию по системе ГОСТ Р.

• ПП РФ №241, Федеральный закон №123 — регулируют обязательную пожарную сертификацию.

• Технические регламенты ТС и ЕАЭС (ТР ТС) — определяют обязательные требования к продукции на уровне союза.

• Решение КТС №299 — касается продукции, подлежащей госрегистрации.

Если ваш товар не попадает ни под один из этих документов, разрешительная документация не требуется, и достаточно оформить отказное письмо.

Когда требуется отказное письмо?

Отказное письмо — это официальный документ, который подтверждает, что на конкретный товар не распространяются требования по обязательной сертификации или декларированию. Такой документ особенно важен, когда нужно доказать свою правоту перед таможней, маркетплейсом или партнёрами. Если продукция не попадает под действие нормативных актов, регулирующих сертификацию, — оформить отказное письмо будет разумным решением.

В центре сертификации «Севтест» вы можете получить разъяснительный документ с учётом вашей ситуации и требований законодательства. Формат и содержание письма зависят от того, где и как используется продукция: для торговли, импорта или взаимодействия с надзорными органами.

Виды отказных писем

В зависимости от цели оформления, различают несколько типов отказных писем:

• Для таможни — подтверждают, что товар не подлежит сертификации, и ускоряют таможенную очистку.

• Для торговли — предоставляются партнёрам, сетям и маркетплейсам, особенно когда речь идёт о крупных закупках.

• От МЧС — нужны, если требуется подтверждение, что изделие не подлежит проверке в области пожарной безопасности.

• От Роспотребнадзора — свидетельствуют об отсутствии необходимости в санитарно-эпидемиологической экспертизе.

• От Россельхознадзора — доказывают, что продукция не попадает под правила ветконтроля и фитосанитарного надзора.

При этом отказное письмо не может считаться доказательством качества поставляемого товара.

Документы для оформления

При получении отказного письма в сертификационном центре нужно предоставить:

• заявление, составленное по образцу;
• код ТН ВЭД (при наличии);
• реквизиты компании;
• точное техническое описание продукции;
• регистрационные документы заявителя;
• инвойс или упаковочные листы, если инвойс не позволяет идентифицировать поставку;
• удостоверение о том, что товар является гуманитарной помощью (если это действительно так);
• акт таможенного осмотра (актуально для товаров б/у);
• разрешение на проведение клинических испытаний (если товары предназначены именно для проведения испытаний);
• сертификаты соответствия на готовое изделие (если оформляемый товар является запасной частью большой конструкции);
• регистрационное удостоверение Минздравсоцразвития (необходимо в том случае, если продукция относится к тест-системам или группе иммунобиологических препаратов);
• инструкция по эксплуатации;
• свидетельства о государственной регистрации и экспертные заключения (эти документы требуются в том случае, если продукция относится к БАДам);
• паспорт оборудования (при наличии);
• контракт с иностранной фирмой (в случае импорта продукции).

Все документы должны быть составлены на русском языке. Если какие-либо из бумаг оформлены на иностранном языке, нужно оформить их нотариальный перевод.

Образец письма

Образец отказного письма

Цена Отказного (разъяснительного) письма – от 3 900 до 14 900 рублей
Сроки оформления – от 1 до 2 рабочих дней
Срок действия – не ограничен и действует до момента внесения изменений в законодательство

Срок действия и случаи, когда документ нужно обновить

Срок действия отказного письма законодательно не ограничен. Оно действительно до тех пор, пока не произойдут изменения, влияющие на его актуальность. Перевыпуск документа потребуется, если:

• изменились реквизиты компании, ФИО директора или юридический адрес;

• расширился ассортимент продукции;

• были внесены изменения в нормативные документы (ПП РФ 982, ТР ТС, Решение №299);

• товар стал производиться или продаваться под новой торговой маркой.

Важно: действующее письмо нельзя редактировать. При изменениях готовится новый документ с новым регистрационным номером.

Какие данные потребуются для оформления?

Оформление отказного письма в «Севтест» занимает обычно не больше одного рабочего дня. Для начала нужно подготовить:

• Заявку на услугу;

• Копии ИНН, ОГРН, ЕГРЮЛ или ЕГРИП;

• Подробное описание продукции (сфера применения, состав, технические характеристики);

• Контракт и инвойс, если речь идёт об импорте.

Как проходит процедура?

Работа с заявкой проходит по следующему сценарию:

1. Анализ представленных документов;

2. Идентификация товара и определение кодов ТН ВЭД и ОКПД2;

3. Подписание договора на оказание услуги;

4. Согласование макета документа с заявителем;

5. Регистрация и выдача письма.

Вопросы эксперту

Изосимова Динара

Руководитель экспертного отдела, опыт в сертификации продукции более 10 лет.

Задать вопрос